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Aufgaben verwalten: Die Suche nach dem richtigen Tool

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Ich versuche mich zur Zeit ein bisschen besser zu organisieren. Viele unterschiedliche Aufgaben strömen zur Zeit auf mich ein, sei es privater oder auch dienstlicher Natur. Eine einfache Strichliste passt irgendwie nicht mehr. Die Aufgaben in Mail zu verwalten, so wie ich es sonst immer gemacht habe, finde ich auch verbesserungswürdig. Deshalb suche ich gerade nach einem perfekten Tool, welches für mich ein bisschen mehr Struktur in meinen Alltag bringt. Nur wo anfangen?

Mir gefällt zum Beispiel die Onlineanwendung „Remember the Milk“ sehr gut. Klein, schmal, minimalistisch, von überall erreichbar. So in der Art stelle ich mir mein Tool vor. Remember the Milk bietet für den Pro Zugang, welcher 25$ im Jahr kostet auch eine richtig gut gemachte iPhone App an. Ist auf jeden Fall auch von Vorteil. Die Erinnerungsfunktion ist auch klasse. Ich werde es einfach mal die nächsten tage ausgiebig testen.

Wie organisiert ihr euch? Braucht ihr dazu Tools oder ist das alles Quatsch. Ich wollte mich bisher mit dem Thema GTD eigentlich nicht beschäftigen, aber vielleicht ist es ja doch sinnvoll?

Links
http://www.rememberthemilk.com

Autor: Oliver

Ich bin Oliver und habe den aptgetupdateDE Blog im Juli 2007 aus der Taufe gehoben. Man findet mich auch auf Twitter.

38 Kommentare

  1. Ich habe bisher auch RTM verwendet, welches ich sehr toll und durchdacht finde … allerdings fand ich die Beschränkung, die iPhone App (und vorallem sogar die iPhone-optimierte Webseite) nur Pro Usern zugänglich zu machen etwas eigenartig und 25$ pro Jahr war mir so ein Tool dann auch wieder nicht wert … deswegen bin ich auf toodledo umgestiegen, was RTM locker das Wasser reichen kann…. Es bietet eigentlich alles an was ich brauche, die iPhone-Webseite steht allen zur Verfügung, die App kostet einmalig ca 2 € wenn ich mich recht erinnere … zusätzlich gibt es eine API und eine Ruby-Implementierung, mit deren Hilfe ich einfach Toodledo in Quicksilver integriert habe ….

  2. Ist wie mit den Spickzetteln damals in der Schule. Alles, was ich in derartige Tools schreibe, bleibt auch so in Hirn 1.0 haften.

    Fazit (zumindest bisher): brauch ich nicht. Vobei RTM immer noch das beste aller Tools ist.

  3. Ich bin derzeit auch bei RTM inkl. Pro-Account. Aufgaben sind super schnell eingetragen, entweder über die Website oder, was ich am Rechner bevorzuge, über Quicksilver.

    Die iPhone-App hinkt leider noch etwas hinterher, was das Syncen angeht. Zumindest musste ich RTM am Wochenende erstmal treten, bis die in der iPhone-App eingetragenen Aufgaben auch online erschienen sind.

  4. ich nutze derzeit things, sowohl auf dem mac, als auch auf dem iphone. optimal finde ich das derzeit allerdings noch nicht, da einige funktionen noch nicht verfügbar, jedoch schon angekündigt sind.
    RTM habe ich mir auch mal angesehen, finde ich vom funktionsumfang und prinzip auch besser. was mich allerdings massiv stört ist der punkt, dass es noch keine gescheite native mac app gibt. widgets o.ä. können das nicht rausreißen, ich möchte gerne hotkeys etc. und eine gescheite integration ins system (mail, ical) haben.

  5. Auf meinen MacBook hab ich eigentlich immer ein oder zwei gelbe Notizzettel offen, auf denen ich typische „Milch nicht vergessen“ Aufgaben draufschreibe. Ich vergesse ohne den „ins Auge spring“ Effekt beim aufmachen des Books die Aufgabe sonst wieder… ;-)

    Für alle zeitliche gebundenen Aufgaben reicht mir auch iCal.

    Beim iPhone vermisse ich eine App die mir direkt auf dem Home-Bildschirm, z.B. in zwei Zeilen, statt Programmen, kommende Aufgaben oder Termine anzeigt (Ohne das ich erst über ein ProgrammIcon nachschauen muss, wie es um die selbigen steht). Aber das ist wahrscheinlich gegen das Konzept?!

  6. Ich werd mir demnächst OmniFocus für’s iPhone zulegen. Günstiger als ein Jahresaccount für RTM. Mir ist RTM auch ein bisschen zu simpel, hätte gerne mehr Features, deswegen der Wechsel zu OmniFocus.

  7. Ich verwende zur Zeit Toodledo mit der App „Todo“ auf dem iPhone. Bin sehr zufrieden damit, die Tools sind perfekt aufeinander abgestimmt!

  8. Ich benutz seit geraumer Zeit ebenfalls Chandler. Das kann nahezu alles, was ich brauche und läuft vor allem auch unter Linux.

  9. Mhh… für den Mac scheints da einige nette dinge zu geben. Leider habe ich selber keinen und für Windows findest du da auch nichts gescheites. RTM ist mir auch etwas zu simpel. Haben die eigentlich eine API mit der man arbeiten kann? Ich habe da noch nichts gefunden.

  10. Ich verwende „Things“ und bin sehr zufrieden. Die Desktop-Version ist trotz des Beta-Stadiums wirklich gut und bis zur finalen Veröffentlichung ist es ja auch nicht mehr weit. Die Synchronisation mit „Things touch“ funktioniert sehr gut und so hat man seine Aufgabenlisten immer aktuell auf dem iPhone. Dem iPhone-App fehlen zwar noch ein paar Features (Tags, Areas, ..) aber die kommen bestimmt bald.

  11. Suche eine App die einen Symbian Clienten/Outlook und Webinterface bietet.

    Warum immer nur alles fürs Iphone :( Warum :(

  12. Oh, es gibt doch eine Menge Tools mit vielen Vor- und Nachteilen. Vielen Dank für die vielen Tipps (ich liebe meinen Blog ;) Da werde ich wohl einiges ausprobieren müssen.

  13. Ich nutze schlicht TaskPaper (hatte ich mal irgendwo umsonst erhalten) auf einem DropBox.Account und habe mittels Spark ein Tastaturkürzel zugewiesen. Die neue Beta, bietet sogar ein Kürzel, um schnell mal was einzutragen, ohne die GUI aufrufen zu müssen. Alternativ kann man auch mittels SymLink die Notizen der Notizen.app auf die DropBox legen, hatte ich vorher so gemacht.

  14. Als generelle Informationsquelle kann ich auch folgende Buecher empfehlen:

    – Zeitmanagement für Systemadministratoren von Thomas A. Limoncelli
    – The Practice of System and Network Administration von Thomas A. Limoncelli, Christine Hogan, und Strata Chalup

    Ersteres geht naeher auf das Zeitmanagement ein, was als Teilmenge auch im zweiten Buch behandelt wird.
    Wer nun da aber genaue Tipps fuer einzelne Programme sucht, wird nicht fuendig werden. Ich finde trotzdem beide empfehlenswert – beide sollten IMHO in keinem Buecherregal eines Administrators fehlen.

  15. Ich organisiere meine Aufgaben meist in Outlook. Das ist aber meist nur für die Arbeit.

    Private ordne ich meine Aufgaben in einer Todo-Liste. dazu verwende ich die ganz „frische“ Webanwenung http://beta.dorisapp.com Ist ein Projekt von einem Seagull-Entwickler. Bin darauf gestoßen, da ich mich auch mit dem PHP-Framework beschäftige. der Todo-Manager orientiert sich an diesem Vorgehen: http://www.youtube.com/watch?v=jcIkygt3G48&eurl= vielleicht auch für Dich ganz hilfreich

  16. Ich bin von den ganzen ToDo-Listen einschließlich GTD weg. Mir war das organisieren einfach lästig, weil es zum Schluss ein nicht zu unterschätzender Zeitfaktor war. Das einzige was ich mir aus GTD mitgenommen habe, ist die „2 Minuten-Regel“. Alles was ich innerhalb von 2 bis 5 Minuten erledigen kann, mache ich immer noch sofort.

    Ich schreibe mittlerweile ALLES in den Google Kalender. Die Unterscheidung zwischen Terminen und Aufgaben gibt es bei mir nicht mehr. Ich habe einen Kalender „Privat“ und einen Kalender „Firma“. Ich terminiere dabei die Termine/Aufgaben. Ich erledige alles zu einem gewissen Zeitpunkt mit (geschätzter) Zeitangabe. Die unterschiedlichen Darstellungen im Google Kalender helfen freie Zeitenfenster zu erkennen und Zeiten für die Erledigung von Terminen/Aufgaben zu definieren. Wird mal ein Termin/Aufgabe nicht erledigt oder entfällt, dann wird das nächste freie Zeitfenster gesucht und der Termin/Aufgabe entsprechend verschoben. Erledigte Termine/Aufgaben werden mit „[OK]“ im Angang der Terminbeschreibung gekennzeichnet. Informationen, Hinweise, Telefonnummern zu Terminen/Aufgabe erfasse ich im Beschreibungsfeld.

    Besonders sinnvoll finde ich die kostenlose SMS-Erinnerung. Bei mir hat sich die Erinnerung 2 Tage und 2 Stunden vor einem Termin bewährt.

  17. Ich habe so eine Mischung aus Papier-To-Do-Liste (für einen Tag) und einer Langzeit/Wichtig-Liste, die ich mit http://todoist.com erstelle. Gerade seit dem sie eine Firefox-Sidebar-Erweiterung haben mag ich todoist nicht mehr missen.

  18. Die „“2 Minuten-Regel“ wende ich ganz bewusst NICHT an. Obgleich der Gedanke dahinter richtig ist, führt sie bei vielen kleinen Aufgaben dazu, dass die länger dauernden zwar geplant werden, ihre Deadline aber nicht garantiert werden kann.

  19. Things, aber nicht sklavisch. Nur für komplexere Aufgaben und Sachen, die ich gern verdränge. Den Rest schreib ich als Abhackliste in MacJournal, wenn ich unbedingt eine Liste brauche :-)
    Taskpaper war mir zu simplistisch, einie GTD zu zeitaufwändig. Things ist ein guter Kompromiss zwischen GTD und nicht zu viel Listenstress..

  20. Ich habe mich kurz mit GTD beschäftigt. Feine Sache, wenn man es konsequent einsetzt. Ich halte mich nicht immer daran, aber die OpenSource Thinking Rock, selbst in Java geschrieben und daher multi Plattform fähig, unterstützt mich bei den 90 Prozent bei denen ich den inneren Schweinehund überwinde.

  21. Ich schreibe mir Mails und lege mir die auf Wiedervorlage (Schlagwörter bei Thunderbird). Je nach Wichtigkeit auch teilweise auf ungelesen. Posteingang habe ich eh immer im Blick und er läßt sich auch per iphone abrufen.

    r.

  22. Danke an alle für die sehr aufschlussreichen Hinweise. Ich werde jetzt einfach mal eine für mich optimale Lösung suchen und ausprobieren.

    @Ingo Juergensmann: danke für den Buchtipp, habe ich gleich mal auf meine Weihnachtswunschliste gesetzt.

  23. moin, ich habe mich auch mit dem thema beschäftig und auch das buch von david allen gelesen. ich nutze aktuell vitalist.com. eine sehr angenehme umsetzung von gtd. gibts auch als erweiterten kostenpflichtigen dienst. die iphone optimierte website funzt auch ganz gut, hoffe aber dass es bald eine echte iphone application geben wird.

  24. Pingback: bastelschubla.de » Blog Archiv » Kaffee ist alle! Und meine gute Laune auch…

  25. Pen&Paper,
    Moleskine
    Things

    Auf der Arbeit wenn ich nix zu tun hab (was oft der Fall ist ^^) schreib ich mehrere Din-A4 Zettel voll mit Kram, wovon dann klare Aufgaben ins Moleskine wandert und zuhause bzw. wenn ich Zeit dazu hab in Things.
    Das ist die bisher schönste und schnellste Lösung für den Mac, die ich getestet hab und ich werds mir nach der Beta wohl kaufen.
    Es folgt bestimmt noch nen Review in meinem Blog zum Final Release.