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Zeitmanagement – Sklaven der Mail-Inbox

Da saß ich gestern in einem Workshop über Zeitmanagement. Notgedrungen, für alle anderen, interessanten Workshops hatte ich mich zu spät angemeldet. Keine Zeit gehabt. Sollte das etwa ein Zeichen für mich sein? Der Workshop schien auf jeden Fall, nach dem zweitem Hinsehen recht gut auf mich zu passen, denn Zeit habe ich eigentlich nie. Zeit habe ich sogar eigentlich viel zu wenig. Mein Tag könnte auch gut 5 bis 10 Stunden länger dauern. Und das ich mit diesem Gefühl nicht so ganz alleine war, liessen mich meine Mit-Workshoper schnell spüren. Schön. Ein doch gutes Gefühl. Ich kam mir vor, wie in einer Selbsthilfegruppe: die anonymen Zeit-Vernichter oder so.

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In diesem Workshop wurde sehr oberflächlich auf einige Methoden eingegangen, wie man sich besser organisieren kann. Viel mehr aber mussten wir Teilnehmer uns selbst analysieren und dabei feststellen, dass wir alle genau die angesprochenen Lösungen und Methoden schon längst kannten und uns diesen Workshop eigentlich auch hätten sparen können. Öfter mal Nein-Sagen. Nicht immer alles perfekt machen. Aufgaben auch mal delegieren. Nicht alles selbst machen wollen. Für mich war dieser Workshop aber eine gute Motivation mal ein wenig über meine Arbeitsweise nachzudenken. Mal wieder Aufräumen. Luft und Platz schaffen.

Und ich wollte heute mit meiner Mailbox anfangen. Ich muss sagen, es gab Zeiten, da habe ich es geschafft, meine Mailbox immer super sauber zu halten. Diese Zeiten sind gefühlt seit Jahren vorbei. Ich habe schon mehrere Anläufe gestartet und versucht meine Mailbox mal komplett abzuarbeiten. Keine Chance. Irgendwann holte mich die Arbeit wieder ein und weg waren die guten Vorsätze.

Nur dieses Mal soll alles anders werden.

4302 Mails – wie gesagt – nur in meiner INBOX. In Verzeichnissen werden nur Mails abgelegt, wenn sie abgearbeitet wurden oder thematisch gleich weg sortiert werden können. 4302 Mails. Selbstverständlich alle gelesen. Aber nicht wegsortiert, nicht gelöscht, weil man noch später antworten oder sich später darüber Gedanken machen will. Eine völlig falsche Arbeitsweise?

So etwas ist immer schwer zusagen und passt auf den einen, aber auf einen anderen so gar nicht. Jeder muss, so denke ich, seinen eigenen Weg finden, damit richtig umzugehen.

Lass dich nicht zum Sklaven deiner Inbox machen. Viele und da schliesse ich mich nicht aus, verwenden Mail als Aufgabenverwaltungstool. Ich glaube mittlerweile, dass dieser Ansatz vollkommen falsch ist und werde mich mal wieder intensiver mit Things auseinandersetzen. Die beiden Tools, auf dem Mac und auf dem iPhone werden viel zu stiefmütterlich von mir behandelt. Ich hoffe nur, ich bekomme es irgendwie in den Griff bevor mich die Arbeit überrollt.

Bin ich denn so alleine mit meiner immer wachsenden Mail-Inbox? Wie viele Mails befinden sich heute bei dir in deiner Inbox? Sind diese noch alle wichtig? Wieso hast du sie nicht schon längst gelöscht? Wieso hebt man sich diese Mails auf? Wieso belastet man sich damit?

Jetzt: 0 Mails in der Inbox. Ein gutes Gefühl. Ich bin gespannt, wie lange meine guten Vorsätze halten.

  

Autor: Oliver

Ich bin Oliver und habe den aptgetupdateDE Blog im Juli 2007 aus der Taufe gehoben. Man findet mich auch auf Twitter.

26 Kommentare

  1. Stand neulich am selben Punkt.. jetzt bin ich wieder bei 385. Things sollte ich auch öfter einsetzen, aber irgendwie bleibt es doch oft bei dem „sollte“ und dann hält der Vorsatz auch nur 1-2 Wochen und endet spätestens dann, wenn es wieder richtig stressig wird.

    (Irgendwie beweist doch das bloggen, dass man irgendwo doch Zeit hat?)

  2. Meine Inbox ist bei 0 auf der Arbeit & zu Hause. Da bei mir mindestens einmal am Tag durchgegangen wird und alles gelöscht,wegsortiert oder delegiert.

    Zu dem Thema Emails als Aufgabenverwaltung. Ich finde das funktioniert sehr gut, den Ich nutzte es jeden Tag auf der Arbeit. Mit der richtigen Ordnerstruktur ala Todo, Delegate,… geht das ohne Probleme und natürlich dann immer sortieren. Mit Things ist das zwar schöner,aber da Ich meine Aufgaben eh direkt per Email meist bekomme. Wäre es nur umständlich alles immer in. Things einzutragen.

  3. An der Arbeit gehe ich konsequent das Inbox-Zero-Prinzip durch, daheim isses mir egal, hab doch ne Suchfunktion ;)

  4. Hm … für mich ist die INBOX ideal für noch anstehende Aufgaben, welche per E-Mail kommen und von mir mit einem fetten roten #TODO gekennzeichnet sind.

    Wobei ich hier aber immer hinterher bin. Sind eigentlich nie mehr als 20 Mails in der Inbox. Hab dafür extra drei Hauptschlagwörter: #TODO, #NOTE und #DONE.

    Wobei das Tool, sei es Mail oder Things ja eigentlich egal ist, wenn man die Punkte nicht abarbeitet oder löscht. ;)

  5. Danke. Solche Antworten zeigen, das es auch funktionieren kann. Ich bin jetzt hoch motiviert.

    Ja – ein Mail 2 Things fehlt mir auch. Und vor allem dann auch ein Things 2 Mail.

  6. Bin in den vergangenen Wochen auch mal wieder dazu gekommen, die Inbox auf 0 zu bringen.

    Zu Things sei zu sagen: Das ist echt ein Klasse Programm. Gerade auch das Zusammenspiel Mac – iPhone/iPod klappt wunderbar. Allerdings braucht man schon eine gewisse Selbstdisziplin, Things auch wirklich zu nutzen und in den Alltag einzubauen. Wenns dann wieder mal hektischer wird, wird Things – jedenfalls bei mir – eher nachlässig behandelt. Da wird dann nicht mehr jede Aufgabe eingetippt – nimmt ja schließlich auch Zeit weg.

    Things ist ein super Ansatz, aber ich bin da auch noch auf der Suche nach der perfekten Lösung oder dem perfekten Einsatz.

  7. Der Beitrag erinnert mich an letztes Frühjahr, hatte um die 1000 Mails im Eingang.

    Zu Hilfe kamen mir dann MailTags & Mail-ActOn von Indev. In Kombination mit Intelligenten Postfächern waren das die Helfer in der Not und seitdem unverzichtbare Helfer Im Mailverkehr.

    Aufgaben verwalte ich sowohl mit Contactizer (auch für die Verwaltung von Projekten & Kontakten nützlich) & The Hit List (THL). Mit iPhone hätte ich bestimmt Things anstelle THL im Einsatz.

    Trotz Inbox Zero habe ich aber auch nicht mehr Zeit als vorher. Dafür aber ein besseres Gefühl, weil weniger Druck durch mehr Überblick :-)

  8. Viel Erfolg mit der leeren Inbox, berichte mal wieder von deinem Kampf. Irgendwann sollte ich das auch mal angehen :-S

  9. Ja INBOX war früher immer bei mir so ne sache :D aber in zwischen nur noch 2 mail :) Der rest ist sortiert.

    es gibt da eine sehr gute methode wenn man viele mails hat. hat bei mir geholfen.
    ⌘+A, DEL ;)

  10. Für mich sind diese Mails-als-Tasks-Strategien auch nichts – ich denke, 1. lässt man sich so laufend von außen seine Prioritäten diktieren und 2. gibt es zig tasks in meinem Leben, zu dem es keine Mail gibt. Moral für mich: Aufgabenverwaltung schön von der Mailverwaltung trennen.

    Zur Mailverwaltung: Ich pflege hier inzwischen die Strategie „Gerade soviel sortieren wie nötig, aber nicht mehr“. Folge: Meine Inbox ist zugleich mein Hauptarchiv – auch gesendete Nachrichten landen hier. Ich verschiebe in andere Archive nur, was ich nur gebündelt und sonst in keinem anderen Kontext sehen will. Den Rest erledigen Thread-/Conversation-Filter-Views und Smart Folders.

    Wie behalte ich nun den Überblick über das, was aktuell ist? Jede Mail, die angeklickt wird, wird sofort auf gelesen gesetzt. Erfordert eine Mail eine Reaktion von mir, wird sie markiert (mit „Wichtig“, „Favorite“ oder wie immer das Flag-Bit im Mailprogramm Deiner Wahl heißt – ich verwende in jedem Fall nur eine einzige Art von Tag). Zu jedem Thema, das eine Reaktion von mir erfordert, ist maximal eine Mail markiert – meistens die jüngste. Meine gesamte Inbox ist zuerst nach Markierungs-Status, dann chronologisch sortiert

    Mit dieser Methode blicke ich wieder auf meinen Mailverkehr, wie ich es am natürlichsten finde: Er ist ein kontinuierlicher Lifestream. Ganz oben schwimmen einige „Pflichten“ in Form von Mails, auf die eine Handlung folgen muss. Es sind fast nie Null, meistens irgendwas zwischen 5 und 20. Spätestens, wenn die Liste markierter Mails so lang wird, dass sie nicht mehr auf eine Bildschirmseite passt, weiß ich, dass ich in Zeitnot bin. Im Übrigen ist diese Strategie ja auch eine Form der Zero-Inbox-Methode – wer danach googlet, findet Tipps, die sich hier anwenden lassen.

  11. Also ich halte geschäftlich, wie auch privat meine Mails auf 0 in der Inbox.

    Privat habe ich Postbox für mich entdeckt, die Konversationen werden schön bündelt, es wird mit Tags und in der aktuellen Version auch mit Things zusammen arbeitet.

    Geschäftlich gehe ich konsequent in meinem Outlook Prof vor. Gruppenverteiler überfliege ich und die Mail geht in den Infoordner, oder in den Papierkorb. Älter als 6 Monate wird automatisch gelöscht, weil aus Erfahrungen alles überholt ist.
    Mails in Kopie werden überflogen und landen danach sofort im Papierkorb.
    Zu erledingende Sachen ziehe ich in den Aufgabenbereich mit Erinnerung und zu erledigen bis…und die Mail wird gelöscht.

    Das wichtigste Archiv ist bei mir der Papierkorb…

    Denke mal es hat, oder findet jeder seinen Weg… Wichtig ist immer Kopf frei halten und wissen wo es steht ;-)

    Thomas

  12. Ich muss ehrlich sagen, dass ich noch nie Emails als Todo-Zweck verwendet habe. Das bedeutet natürlich nicht, dass meine Inbox nicht vor einigen Monaten förmlich überschwemmt worden ist, weil manche Kommillitonen meinen, auf Messenger und Foren verzichten zu müssen.

    Meine Lösung:
    – aufsetzen weiterer Email-Accounts (uni@, diverses@, junk@ usw.)
    – Weiterleitungen geändert (erforderte am meisten Arbeit!)
    – Spam- und Werbefilter (eh klar)

    Mein neues Problem ist aber: RSS
    Seit dem ich den google reader verwende und fast jeden interessanten Blog dort eintrage, komme ich einfach mit dem lesen nicht mehr hinterher!

  13. Inbox Zero auch bei mir. Habs genau so radikal umgesetzt wie du und bin heute noch glücklich ;)
    Wichtige Mails werden bei mir auch nicht gelöscht, sondern nur archiviert. Dadurch ist meine Inbox immer frei und ich habe trotzdem noch Zugriff auf ältere Mails. Habe das Ganze auch mal vor kurzem auf meinem Blog in Zusammenhang mit Gmail etwas näher erklärt ;)


  14. tigion:

    Hm … für mich ist die INBOX ideal für noch anstehende Aufgaben, welche per E-Mail kommen und von mir mit einem fetten roten #TODO gekennzeichnet sind.

    Ich machs ähnlich, allerdings werden die nicht bei mir markiert, sondern in einen lokalen Ordner verfrachtet mit der jeweiligen Kategorie der Mail.

  15. Meine Inbox ist eigentlich auch immer leer (und das schon seit Jahren).
    Was mir dabei hilft ist tatsächlich, dass ich mir Aufgaben, die durch Mails entstehen sofort in Things (und vor Things auf Notizzettel) eintrage, Termine direkt in iCal kommen und Dokumente (Anhänge) sofort entweder in meinen „to read“-Ordner kommen (Skripte von der Uni, …) oder einfach direkt dort abgelegt werden, wo sie hingehören.
    Dann werden die Mails in (sehr wenige) Ordner verteilt: „Uni“, „Privat“ und (bei den gesendeten Mails) „warten auf“.
    Achso, Facebook-Mails, usw werden natürlich direkt gelöscht, die brauch ich ja am nächsten Tag schon nicht mehr…
    Mir hat bei der weiteren Optimierung sehr das „Zen to Done“ von Leo Babauta (http://imgriff.com/serien/zen-to-done/) geholfen, aber das ist vermutlich Geschmacksache.

    Wichtig ist mir aber mich da einigen Vorrednern anzuschließen: Man hat dadurch nicht mehr Zeit am Tag, aber man fühlt sich nicht von Mails gehetzt, weil ich beim Eintragen in Things selbst entscheide, wann ich die Aufgabe erledigen will.

    Also: Kampf der Mail-Inbox-Diktatur! ;) Viel Erfolg damit.

  16. In meiner Inbox sind aktuell 5578 Mails. Sachen, die ich als Todo markiere bekommen ein IMAP-Flag, ein Dynamischer Folder namens ToDo zeigt mir solche Mails an. Früher hab ich auch imemr aussortiert, in einzelne Folder usw. Es hat sich jedoch gezeigt, daß ich selbst dann nicht immer genau finde was ich suche. Mittlerweile verschiebe ich alle Mails wenn ich 10.000 in der Inbox erlange einfach in einen „Archiv“ Ordner, und wenn ich was suche bemühe ich Spotlight und habe ungefähr die gleiche Erfolgsrate wie wenn ich aussortieren würde. Spart unglaublich viel Zeit.

  17. Aktuell bin ich bei 23 Mails in der Inbox, von denen 3 geflaggt sind um sie erstens von der Script-Bearbeitung auszuschließen und mir zu signalisieren „Need action“…

    Ansonsten werden bei mir allerdings die meisten Mails durch ein Script automatisch in Unterordner sortiert. (Meine Ordnerliste passt auf 1050 Pixel Höhe nicht drauf) Insgesamt liegen in den ganzen Ordnern etwas über 22k Mails (ohne Mailarchiv, das liegt extern)… (Mail.app kriegt keine ordentliche Suche im IMAP mehr zustande)

    Gedanke in der automatischen Einsortierung lag darin, dass die Mails thematisch geordnet sind und ich die Themen abarbeiten kann wenn ich zeit dafür habe… Aber insgesamt frisst da auch die Organisation inzwischen zu viel Resourcen.

  18. Ich lösche eigentlich nie meine Mails. Was zur Folge hat, dass seit Sommer 2007, wo ich zu Googlemail gewechselt habe, alle Mails im Eingang liegen. Lediglich reine Benachrichtigungsmails (Blog-Kommentare, Social-Network-Nachrichten etc.) lösche ich nach dem Lesen, der Rest bleibt. Mails, auf die ich irgendwie reagieren muss, werden markiert, wenn ich das nicht gleich mache. Geht ganz gut bisher.
    Achja, die Mails werden außerdem automatisch farbig nach Themengebieten sortiert.

  19. Früher habe ich mir auch ab und zu die Mühe gemacht Dinge aus der Inbox rauszusortieren – in Zeiten einer schnellen Spotlight Suche sinnlos vergeudete Zeit!

    Bei mir wird, soweit möglich, alles automatisch wegsortiert (Mailinglisten, Newsletter, Mail von bestimmten Absendern usw). Der Rest bleibt erstmal wo er ist – in der Inbox (es sei denn er wird gelöscht). Ganz wichtige Dinge bekommen ein Flag.

    Dazu habe ich ein paar Smart Folder: alle Mails eines Tages, alles Mails von Gersten, alle Mails mit Flag, …

    Meine eigentliche „Inbox“ ist dann der Folder mit der Mail von Heute – da ist dann alles drin, egal wo es liegt (auch meine Antworten). Jede Nach um 12 ist diese „Inbox“ also automatisch leer (wobei Mail so clever ist und nicht Punkt zwölf alles dort rausschmeisst, sondern erst, wenn man zurück in diesen Ordner wechselt)
    Den Rest suche ich auf Bedarf mit Spotlight. Funktioniert sehr gut – zumindest auf dem Mac. Auf dem iPhone fehlen mir dagegen die Smart Folder sehr …

    Ab und zu (1-2 Mal im Jahr) räume ich dann doch auf und suche mal nach allen möglichen übriggebliebenen Bestätigungs Mails usw, die dann direkt gelöscht werden.

    Mit Things sieht es bei mir übrigens ähnlich wie bei Oliver aus – wird immer mal wieder angefasst, aber ich bin auch immer schnell wieder von abgekommen. Absolutes Problem ist die fehlende Over-The-Air Synchronisation mit dem iPhone – ich denk doch nicht daran, wenn ich vor dem Rechner sitze, Things auf dem iPhone zu öffnen, nur um zu synchronisieren …

  20. Ich kenne das PRoblem nur all zu gut. Ich habe mein Zeitmanagement seit einiger Zeit erfolgreich umgestellt (und arbeite weiter daran), und habe dabei gelernt, dass es nicht darum geht das richtige Tool zu finden. Things, Omni Focus, Emails oder was auch immer, ist immer erst der zweite Schritt. Erst muss man sich über seine Angewohnheiten klar werden, diese Ändern und sich dann vielleicht ein Tool suchen, dass die neue Arbeitsweise unterstützt. Viel zu oft habe ich Kollegen und Freunde gesehen, die sich teure Software gekauft haben, die keine zwei Wochen später nicht mehr genutzt wurde.

    Was mir sehr geholfen hat war die Lektüre des Buches „wie ich die Dinge geregelt kriege“ von David Allan. Getting Things Done ist eine tolle Methode, die vollkommen ohne Tools auskommt (kommen kann) und super mit Papier und Bleistift funktioniert. So habe auch ich angefangen und mir erst später meine Tools gesucht.

    Zum schluss noch die drei wichtigsten Ordner in meinem Mailprogramm:
    Inbox (dieser Ordner ist am Ende des Tages grundsätzlich leer)
    Action (dieser Ordner enthält alle Mails die ein Todo für mich bedeuten, hier sind in der Regel nie mehr als 5-10 Mails drin)
    Waiting (dieser Ornder enthält Statusmails, die eine Aufgabe für jemand anderen beinhalten, auf deren Erledigigun ich warte, um dann selber weiter machen zu können).

    Viele Grüße
    Thomas

  21. Hidiho!
    Netter Beitrag. Vor demselben Problem stand ich vor einiger Zeit leider auch. Leider habe ich eigentlich auch sogut wie nie selbst was gelöscht .. was ein Fehler war. Gerade GMail verleitet natürlich dazu, die Mails einfach zu Ar. chivieren… wie auch immer, genau wie Thomas war für mich GTD der richtige Ansatz.. bei mir klappt es, von daher .. :-)
    Grüße,
    Daniel

  22. Inbox hat immer den aktuellen Monat komplett drin, danach wird der Monat zusammen mit den versendeten mails in einen monatlichen Archivordner verschoben. Auf mein mehrere Jahre umfassendes Archiv kann ich nicht verzichten, es hilft oft.

    Wichtige mails werden farbig markiert, backup, cron usw. kommt per Regel ins eigene Fach und wird monatlich auch zusammengelöscht bzw. verschoben.

    Aufgaben ordne ich mit THL, ich hoffe, die iPhoneApp dazu kommt irgendwann mal an den Start. Things find ich nicht toll, ausprobiert und weggelöscht.

  23. Manchmal frag ich mich, wie simple mein Leben sein muss, da ich trotz einiger privater und beruflicher Projekte sowie Mitarbeit an mehreren Online-Projekten derartige Probleme _nicht_ habe.

    Der durchschnittliche Web-2.0-Mensch sollte sich vielleicht eher darüber Gedanken machen, was er wirklich lesen/schreiben(kommentieren/machen muss, anstelle einen Berg von To-dos aufzuhäufen, die dann organsiert und verwaltet werden wollen und über deren Ausmaß man wohlfeil reden kann.

  24. Habs mit Mail.app damals auch nicht geschafft. Inzwischen nutze ich die Gmail-Oberfläche und habe aktuell 4 Mails in meiner Inbox, alle ordentlich gelabeled.
    Vor allem die Shortcuts helfen einem unglaublich viel Zeit zu sparen.

    Bin treuer Things-Nutzer, sowohl auf dem iPhone als auch auf dem Mac. Ohne Things würde mein Leben innerhalb einer Woche den Bach runtergehen, ehrlich ^^