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Review: iDocument 2 · Dokumentenmanagement unter OS X (Gewinnspiel inside)

Ich weiß nicht wie es Euch geht aber in Sachen Dokumentenmanagement habe ich mir unter OS X bisher nie richtige Gedanken gemacht.

Als Blogger, der mehr oder weniger täglich eine größere Anzahl an verschiedensten Dokumenten zu handeln hat, eigentlich unverständlich. Und ganz ehrlich? Langsam wird’s unübersichtlich und so müssen Lösungen her.

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Neben doo, mit dem ich irgendwie nicht so richtig warm werde, habe ich mir iDocument 2 näher angesehen. Nachfolgend mein Review.

iDocument 2 ist der Nachfolger von iDocument, welches ich persönlich nicht kenne und über das, wenn ich meinen Recherchen im Web trauen kann, hin und wieder ganz schön gemeckert wurde.

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Das scheint auch Entwickler IcyBlaze Software mitbekommen zu haben und so ist es kein Wunder, dass iDocument 2 mit seinem Vorgänger nicht mehr viel gemeinsam hat.

Beginnen möchte ich aber erst einmal mit der Oberfläche, die zum einen wirklich sehr schick geworden und zum anderen in den iDocument 2 Einstellungen in einem hellen und dunklen Theme verfügbar ist.

Links befindet sich die Bibliothek mit ihren verschiedenen Verzeichnissen, rechts die eigentlichen Dokumente, die im oberen Bereich nach Titel, Größe u.s.w. gefiltert werden können. Dazu gibt es oben rechts eine Suche.

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Zur besseren Übersicht lässt sich die linke Sidebar auch ausblenden. Die Verzeichnisse der Bibliothek werden daraufhin weiter oben in einem Dropdown-Menü angezeigt.

Will man neue Dokumente, deren Herkunft übrigens nicht nur lokale Verzeichnisse, sondern auch externe Laufwerke oder ein NAS bzw. beliebige andere Netzwerklaufwerke sein können, zur Bibliothek hinzufügen, hat man generell drei Möglichkeiten.

Zum einen kann man Dokumente per drag-and-drop in die App hineinziehen und sie so in einen Ordner oder eine Zusammenstellung importieren. Der große Nachteil dieser aus iDocument 1 bekannten ‚alten‘ Methode ist, dass eine Schattenkopie dieser so hinzugefügten Dokumente angelegt wird. Veränderungen, die man an diesen Dokumenten mit iDocument macht, werden demnach auch ausschließlich von der iDocument Library übernommen. Die Originaldatei bleibt unangetastet.

Von der doppelten Datenhaltung einmal abgesehen, ist diese Methode meiner Meinung nach für produktives Arbeiten extrem unhandlich. Daher gibt es seit iDocument 2 auch indexierte Ordner.

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Diese indexierten Ordner haben den Vorteil, dass keine Dokumente hin- und herkopiert werden, sondern lediglich ein Index mit Metadaten und Thumbnails von iDocument angelegt wird. Man arbeitet also immer auf der Originaldatei und werden außerhalb von iDocument Veränderungen an dieser Datei vorgenommen, merkt die App dieses automatisch und aktualisiert die Anzeige bzw. den angelegten Index.

Die dritte Möglichkeit Dokumente zu iDocument 2 hinzuzufügen ist über die Cloud. Hier wird neben Dropbox, Google Drive, SkyDrive, Box.net, SugarSync und Copy.com auch die iCloud unterstützt.

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Sind die einzelnen Clouds mit iDocument verbunden, werden sie, nachdem die enthaltenen Dokumente indexiert wurden, in der Sidebar als einzelne Ordner angezeigt. Sogar die vorhandene Verzeichnisstruktur wird übernommen.

Interessant ist in diesem Fall das iCloud Feature. Wie wir alle wissen, hat Apple es bis dato nicht geschafft eine optisch vernünftige Dateiverwaltung für die iCloud bereitzustellen. Mit iDocument hat man nun die Möglichkeit App-unabhängig (fast) alle vorhandenen iCloud-Dokumente anzusehen, zu editieren und sie anschließend in die iCloud zurückzuspeichern. Das Ganze funktioniert sehr gut, ist aber auf Dokumente von iWork, Textedit, der Vorschau.app und Photo Stream beschränkt. Aber immerhin, ein Anfang ist gemacht.

Dazu lassen sich intelligente Ordner anlegen, mit denen man Dokumente nach verschiedenen Kriterien automatisch sortieren kann.

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Darüber hinaus lässt sich die Ansicht anpassen.

Neben einer Liste an Dokumenten stehen hier auch Thumbnails zur Verfügung, die man auf- und absteigend, sowie nach gewissen Kriterien sortieren kann. Im rechten Bereich kann man sich zudem einige Dateidetails einblenden lassen oder Dinge wie Tags, eine Kurzbeschreibung oder Sternewertung vergeben.

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Apropos: Man kann natürlich auch Markierung und Tags (hier auf deutsch ‚Etiketten‘ genannt) zu jedem Dokument hinzufügen.

Die Farbe und die Anzahl (exakt sieben, mehr geht momentan nicht) der verschiedenen Markierungen sind leider in den iDocument Einstellungen vorgegeben; der Name lässt sich aber selbst bestimmen. Pro Dokument ist genau eine Markierung möglich.

Bei den Etiketten/Tags gibt es dahingegen keine Einschränkungen.

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Man kann selbstverständlich auch nach Dokumenten suchen.

Dank der Indexierung bzw. der damit verbundenen Metadaten ist diese auch sehr schnell. So lassen sich beispielsweise recht einfach Dokumente mit dem Tag x oder der Dateiendung y finden.

Außerdem werden die Dokumente selbst nach Inhalt durchsucht.

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Ein weiteres interessantes Feature ist SafeBox. Hier können Dokumente abgelegt werden, die nicht für jedermann sichtbar sein sollen.

Dafür vergibt man ein Passwort, welches man auch tunlichst nicht vergessen sollte. Da iDocument dieses Passwort ’nur‘ lokal sichert, ist im Notfall der Passworthinweis die einzige Möglichkeit wieder an diese gesicherten Dokumente zu kommen.

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Ein Blick in die Einstellungen birgt wenig Überraschendes.

Man kann hier das Theme wechseln, die verschiedenen Clous verbinden, Markierungen umbenennen, die Dateiformate festlegen, die iDocument verwalten soll oder den Speicherort der Library (inkl. Index) bestimmen.

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Preise und Verfügbarkeit

iDocument 2 wird sowohl im Mac App Store, als auch als stand-alone Downloadversion angeboten. Der Unterschied beider Versionen ist schnell erklärt: Bei der Mac App Store Version fehlt das SafeBox Feature. Ansonsten gleichen sich ‚beide Apps‘.

Preislich liegen wir momentan bei 44,99 Euro; bei der Downloadversion, dank einem sehr guten Dollarkurs, deutlich weniger. Dazu hat man als Akademiker die Möglichkeit die App für nur 29,99 US-Dollar zu kaufen. Damit aber nicht genug, denn Besitzer von iDocument 1 erhalten das Upgrade auf iDocument 2 sogar komplett kostenlos.

Skeptiker greifen, wie immer, vor dem Kauf zu kostenlosen und zeitlich begrenzten Trialversion. Zur Installation wird minimal OS X 10.7 Lion vorausgesetzt.

iDoc 2 - Manage documents with simplicity (AppStore Link) iDoc 2 - Manage documents with simplicity
Hersteller: MOKA Code
Freigabe: 4+
Preis: 49,99 € Download

FAZIT

Ich muss sagen, dass iDocument 2 mich wirklich überzeugt. Die App läuft stabil, sieht gut aus und lässt in Sachen Datenquellen und unterstützte Dateiformate kaum Wünsche offen. Außerdem hatte ich bei meiner zugegebenermaßen recht schmalen Test-Bibliothek von über 3.000 Dokumenten nie das Gefühl, dass iDocument ins Schwitzen kommt bzw. ich spürbare Lags hatte.

Verbesserungswürde ich definitiv die deutsche Lokalisierung. Hier ist momentan ein bunter Mix aus Deutsch und Englisch verhanden. Zudem würde ich mir eine tiefere iCloud-Verzahnung wünschen, so dass mehr als nur die Standard-Apps von Apple unterstützt werden.

Größtes Manko ist meiner Meinung nach aber nach wie vor die iDocument Library, die trotz Indexierung sehr groß werden kann. Bei meinen nur 3.000 Dokumenten kam sie auf über 700 MB, was zu einem Großteil an den Thumbnails liegt aber dennoch deutlich zu groß ist.

aptgetupdateDE Wertung: (8/10)

VERLOSUNG

Entwickler IcyBlaze Software Inc. hat aptgetupdateDE für ein Gewinnspiel zwei stand-alone Download Lizenzen von iDocument 2 zur Verfügung gestellt.

Zur Teilnahme kommt erneut Rafflecopter zum Einsatz, bei dem folgende Lose enthalten sind:

  • Frage beantworten
  • aptgetupdateDE bei Facebook folgen
  • aptgetupdateDE bei Twitter folgen

Die Auslosung findet kommenden Freitag, den 11.10.2013, statt. Viel Glück!

a Rafflecopter giveaway

Autor: Björn

Ich bin Björn und quasi der COO von aptgetupdateDE. Ich kümmere mich um die PR und allerlei Kontaktaufnahmen zu Firmen und Softwareentwicklern. Erreichbar bin ich bei Twitter, App.net und natürlich per E-Mail.

11 Kommentare

  1. Jetzt noch eine iOS Anwendung und so was wie BoxCryptor, dann wäre es annähernd perfekt!

  2. Tobias Bruns

    07.10.13, 14:27, #2

    Sehr schön ist auch, dass jetzt endlich OpenMeta für die Tags benutzt wird, aber leider läuft das noch nicht so ganz rund. Zumindest nicht, wenn man (so wie ich) die OpenMeta Tags systemweit benutzen möchte. Wenn man die Tags einer bereits indizierten Datei außerhalb iDocument ändert, erkennt das Programm das leider nicht automatisch. Auch der direkt vom Entwickler erhaltene Tip iDocument mit gedrückten alt+cmd Tasten zu starten und dann den Index mittels der Option „Rebuild documents index“ neu zu erstellen, hilft (bei mir zumindest) leider nicht.

  3. Leider fehlt die Möglichkeit direkt im Programm ein Dokument zu scannen.

    • Genau diesen Punkt schiebe ich den vielleicht irgendwann erscheinenden mobilen Apps für iOS, Android u.s.w. zu aber generell hast du natürlich Recht. Diese Funktion ist wünschenswert, gerade wenn man Rechnungen, Kassenzettel o.ä. am Mac mit der Facetime Kamera einscannen möchte.

  4. Trotz Review verstehe ich noch nicht ganz den Sinn solch einer Applikation. Was macht das Programm, was der Finder nicht sowieso schon macht (gut, abgesehen von dem SafeMode)? Oder übersehe ich etwas…

    • Du wirst lachen aber genau so habe ich auch immer gedacht und mich gewährt irgendetwas anderes als den Finder (bzw. bei mir ist es der Path Finder) zu nutzen.

      Das geht auch sehr gut – sofern man nicht allzu viele Dokumente hat und man ganz genau weiß, wo der ganze Kram auf der Festplatte liegt. Hat man aber eine Vielzahl an Dokumenten, die täglich mehr werden, so ist so eine Library schon sehr hilfreich. Es ist einfach sehr viel übersichtlicher und man muss sich nicht alles merken.

  5. Man sollte hierbei aber auch erwähnen, dass iDocument 2 nur im OS X Ökosystem gut funktioniert. Hat man eventuell seine ganzen Dateien auf einer Freigabe, die im Netz liegt, z.B. auf einem Windows Server, dann kann das Programm keinerlei Metadaten mehr cachen. Das heißt, jede noch so keine Änderung führt zu einer völligen Neuindexierung des überwachten Verzeichnisses. Macht man das mit einem Verzeichnis, dass mehrere tausend Dateien enthält, führt das zu einem Stresstest der Serverfestplatten und zu minutenlangen Neuindexierungen.

    Also, das Programm ist nicht zu gebrauchen, wenn man nicht auf ein OS X Extended formatiertes Laufwerk zugreifen kann/darf.

  6. mir gefällt die neueste DOO Version sehr gut, schade dass die Firma die Weiterentwicklung einstellt.. Besonders gut gefallen mir die übersichtlichen Indexierungen und ganz wichtig die Regeltabelle, womit ich jedem Dokument z.b. Firma bereits gleiche Etiketten vergeben kann, welche dann von
    jedem Dokument übernommen werden. Ich habe Dokument plus bereits getestet, wenn Dop mal nicht mehr funktioniert wechsle ich dorthin
    Grüsse

  7. Vielen Dank für diesen informativen Artikel!
    Habe das Ganze jetzt mal getestet und mit dem Finder (Mavericks) als auch Devonthink Pro verglichen. Mein ganz persönliches Fazit:

    – Mir fehlt bei iDocument die Möglichkeit von iOS Geräten aus zugreifen zu können.
    – Würde daher die Dateien gerne nur indexieren, also an ihren Ort belassen. Dann lässt sich die iDocument Library aber nicht von zwei Macs aus nutzen, da am zweiten die Pfade nicht stimmen.
    – Also doch alle Dateien in iDoc importieren, dann fehlt jedoch der iOS Zugriff und alle Dokumente landen in einer Dritthersteller Datenbank. Wehe da wird nach Jahren etwas inkompatibel.

    – Wenn ich im Finder meine Dateien tagge, werden mir alle entsprechenden lokalen Mac als auch Cloud-Dateien/Ordner (iCloud, Dropbox, ownCloud, etc.) perfekt angezeigt.
    – Die Verbindung von Tags und intelligenten Ordner schafft weitere Möglichkeiten.
    – Mit den verschiedenen Ansichten, Darstellungsoptionen und „Ausrichten nach“ Möglichkeiten des Finders kann die Darstellung weiterhin individuell optimiert werden.

    Devonthink bietet insgesamt mehr Möglichkeiten als iDocument und Finder zusammen, nur die Benutzeroberfläche ist nicht ganz so schick und wirkt etwas veraltet und auch hier gilt, man vertraut seine Dokumente einer Dritthersteller Datenbank. Aber vielleicht ist meine Sorge diesbezüglich auch übertrieben. Der Sync per Dropbox oder ownCloud lief problemlos.

    Für alle, welche noch spezifischer suchen wollen, seien auch die Mac Apps Alfred 2 und Houdahspot erwähnt.

  8. Nachtrag:
    Der Finder synchronisiert auch alle eigenen Tag-Begriffe (mit Farben) per iCloud auf alle zugehörigen Macs. Das gilt insbesondere auch für Tags, welche mit der MailTags App von Indev angelegt worden sind. Läuft das Emailkonto per IMAP, so werden die Tags auf dem Emailserver gleich mit gespeichert und auf allen anderen Macs in Mail und Finder ebenfalls angezeigt!

    Zusammengefasst: Der Finder kann Dateien, welche auf verschiedenen Laufwerken und Cloudsystemen gespeichert sind sowie Emails gebündelt anzeigen sowie seine Tags synchronisieren.

    Obwohl schon langjähriger Mac-Nutzer hat mir erst dieser Vergleich (angeregt durch diesen Artikel) die Augen geöffnet, was der Finder eigentlich alles kann.

  9. Pingback: Droool · Social Network Bilder-Browser lädt zum Betatest ein | aptgetupdateDE