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Brother MFC-9332CDW: Scan-to-E-Mail einrichten

Stammleser wissen, dass ich momentan den Brother MFC-9332CDW teste; ein 4-in-1 Farblaser-Multifunktionsgerät, das neben den üblichen Funktionen wie drucken, kopieren und scannen auch Faxe senden und empfangen kann.

Vor ein paar Wochen hatte ich in einem ersten Artikel einige Worte zum initialen Einrichten des Druckers unter macOS bzw. iOS verloren.

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Heute möchte ich einen Schritt weitergehen und die Einrichtung des von mir persönlich sehr oft verwendeten Features Scan-to-E-Mail ohne Zuhilfenahme eines Rechners näher erläutern.

Zunächst aber erneut zu den wichtigsten Eckdaten des Gerätes:

Elektrofotografischer LED Farbdrucker333 MHz Prozessor
192 MB Speicher
DruckgeschwindigkeitSimplex: Bis zu 22 Seiten/Minute in Farbe und S/W
Duplex: Bis zu 7 Seiten/Minute in Farbe und S/W
Auflösung (Drucken)Bis zu 2.400 x 600 dpi
Auflösung (Scannen)Vorlagenglas: Bis zu 2.400 x 1.200 dpi (optisch)
ADF: Bis zu 1.200 x 600 dpi (optisch)
Auflösung (Kopieren)600 x 600 dpi
FunktionenDrucken, kopieren, scannen und faxen
Automatischer Duplexdruck
Flachbett mit automatischem Originaleinzug
PCL 6 und PostScript 3 Emulation
SchnittstellenUSB 2.0 Hi-Speed, LAN (10/100 BaseTX) und WLAN (802.11 b/g/n)
Maße410 x 410 x 483 mm (B x H x T)
23,4 kg

Scan-to-E-Mail-Anhang vs. Scan-to-E-Mail-Server

Generell unterscheidet das Gerät zwischen Scan-to-E-Mail-Anhang und Scan-to-E-Mail-Server, was anfänglich ziemlich verwirrend ist. Liest man sich allerdings ins online verfügbare Software-Handbuch ein, wird schnell klar, wo der Unterschied liegt:

Im ersten Fall muss man auf seinem Mac (oder PC) eine von Brother zur Verfügung gestellte Software namens ControlCenter installieren, die anschließend mit einer bestimmten E-Mail Adresse verknüpft wird. Zum Scannen sowie Versenden der E-Mail wird also zwingend ein Rechner benötigt; beim Drucker legt man lediglich die zu scannenden Blätter ein… 😐

Im zweiten Fall erfolgen das Scannen und der E-Mail-Versand unabhängig vom Rechner direkt am Drucker. Genau das ist mein gesuchtes Feature 😃
Stutzig macht im Handbuch allerdings der Satz “Diese Funktion ist als Download verfügbar.“ 😮

Firmware Lite

Auf Nachfrage beim Brother Support bestätigte man mir, dass ich zum Nutzen der Funktion Scan-to-E-Mail-Server eine separat erhältliche Software installieren muss.

Schaut man in die für macOS 10.12 erhältlichen Downloads, findet man unter dem Punkt Firmware allerdings nur eine Firmware Update Software, die erst einmal keine neuen Features beinhaltet bzw. freischaltet.

Erst unter Software-Tools, die man bezeichnenderweise zur Ansicht über die Schaltfläche Alle anzeigen aufklappen muss, kommt die Erleuchtung.

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Dort verbirgt sich eine Software namens Internet FAX Installations-Tool, die im Grunde genommen die bereits per default auf dem Drucker installierte normale Firmware modifiziert und folgende Features freischaltet:

  • Internet-Fax
  • Faxweiterleitung (per PDF…) an eine E-Mail Adresse
  • Scan to E-Mail-Server 👍

Um das nochmals herauszustellen: Beim Internet FAX Installations-Tool handelt es sich um keine neue Firmware oder eine Firmware Update Software. Das Tool ist lediglich dazu da, um blockierte Features der bereits installierten Firmware freizuschalten.

Da mir dieses Vorgehen sehr merkwürdig vorkam, nahm ich erneut Kontakt zu Brother auf. Dort sagte man mir, dass der Grund einzig und alleine bei den Lizenzkosten liegt. Die meisten Anwender nutzen halt nur wenige Funktionen, so dass die Standard-Features der Firmware ausreichen. Erst nachdem eine Freischaltung der zusätzlichen Features über das I-FAX Installations-Tool erfolgt ist, fallen für Brother zusätzliche Lizenzgebühren pro Gerät an.

Firmware Erweiterung per Internet FAX Installations-Tool

Zur Freischaltung der zusätzlichen Features wird leider Java benötigt. Folglich empfehle ich aus Gründen die Verwendung einer virtuellen Maschine (vor dem Installieren Snapshot/Sicherungspunkt anlegen!!!).

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Da der Drucker sowohl für ein Firmware Update als auch für die jetzt gewollte Firmware Erweiterung per USB-Kabel mit einem Mac oder PC verbunden sein muss, ist im Falle von VirtualBox darauf zu achten, dass der Drucker in den VM-Einstellungen > Ports > USB permanent (über das Plus-Zeichen) der VM zugeordnet ist. Andernfalls kann es zu Fehlern kommen, die den Drucker ggf. unbrauchbar machen.

Sobald die Firmware Erweiterung abgeschlossen ist, kann man den Snapshot zurücksetzen und ist Java vorerst wieder los 🙌

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Während der Firmware-Erweiterung wird der Nutzer übrigens darüber informiert, dass Daten zu Brother übermittelt werden.

Zu diesen Daten gehören die Seriennummer, der Modellname und die Firmware-Version des Druckers, die u.a. für die gerätegenaue Abrechnung der Lizenzgebühren genutzt werden.

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Scan-to-E-Mail-Server im EWS konfigurieren

Die eigentliche Konfiguration erfolgt, wie schon im ersten Artikel, im Web-Interface bzw. embedded Webserver (kurz EWS) des Druckers.

Ist die erweiterte Firmware korrekt installiert, findet man unter dem Punkt Fax mehrere Optionen für I-Fax, die in der normalen Firmware zwar auch implementiert aber nicht sichtbar sind.

Für unseren Fall ist die Option E-Mail (Senden) interessant. Dort trägt man den E-Mail (Betreff) und E-Mail (Text) ein, die man später für die gescannten Dokumente im E-Mail Postfach nutzen möchte. Das Ganze abschließend mit der Schaltfläche Senden bestätigen.

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Danach geht es über die Schaltfläche POP3/SMTP zur Konfiguration des zu nutzenden E-Mail Servers.

Hier muss natürlich jeder selbst bei seinem E-Mail Provider schauen und die passende Daten eingeben. Für Google Mail sieht die Konfiguration beispielsweise folgendermaßen aus:

SMTP-Serveradressesmtp.gmail.com
SMTP-Port465
Authentifizierungsmethode für SMTP-ServerSMTP-AUTH
Name für SMTP-AUTH-KontoE-Mail Adresse, die als Absender beim Scan-to-E-Mail-Server Feature genutzt werden soll (muss zur SMTP-Serveradresse passen)
Kennwort für SMTP-AUTH-KontoKennwort zur im Namen angegebenen E-Mail Adresse
SMTP über SSL/TLSSSL
→ zusätzlich ist darauf zu achten, dass "Server-Zertifikat verifizieren" deaktiviert ist
E-Mail Adresse des GerätsE-Mail Adresse für das Benutzerkonto des Druckers (i.d.R. die des Administrator)

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Scrollt man in dieser Maske weiter nach unten, kann man noch einen POP3-Server konfigurieren.

Das kann für unseren Anwendungsfall Scan-to-E-Mail-Server allerdings ignoriert werden, da der Drucker E-Mails nur versenden aber nicht empfangen soll.

Hier wird also nichts eingetragen; man muss die im SMTP-Abschnitt eingetragenen Daten mit Klick auf die Schaltfläche Senden allerdings bestätigen.

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Daran anschließend sollte man die Konfiguration des E-Mail-Versands testen.

Hier muss einfach eine E-Mail Adresse angegeben und der Haken bei Test-E-Mail senden gesetzt sein. Über die Schaltfläche Senden sollte Sekunden später eine entsprechende E-Mail mit Daten der Druckers in der Inbox landen.

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Ist das abgeschlossen, kann man sich an die Konfiguration des Adressbuchs setzen.

Hier können bis zu 200 E-Mail Adressen bzw. bis zu 20 Rundsende-Gruppen hinterlegt werden, die man dann ganz bequem am Touchscreen des Drucker als Empfänger des zu scannenden Dokuments auswählen kann.

Wichtig: Bei der Nummernart sollte Mail ausgewählt sein.

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Abschließend kann man im Menü unter Scannen > Scan to E-Mail-Server die Standard-Einstellungen zu den Scan-Optionen anpassen.

Das betrifft im Grunde genommen Angaben zum Scantyp und der Auflösung, den Dateityp sowie der Scan- und Dateigröße. Der Einfachheit halber habe ich die vier Drop-Down-Menüs herauskopiert und in den nachfolgenden Screenshot eingefügt.

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Damit ist die eigentliche Konfiguration abgeschlossen. Man kann nun den Mac oder PC ausschalten und sich dem Drucker zuwenden.

Scan-to-E-Mail-Server am Drucker nutzen

Zunächst legt man natürlich die zu scannenden Dokumente in den Dokumenteneinzug (ADF) bzw. auf das Vorlagenglas.

Im Touchscreen des Druckers sucht man über die Schaltfläche Scannen die Funktion an E-Mail-Server, die erst, wir erinnern uns, mit der erweiterten Firmware sichtbar ist.

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Nun kann man entweder manuell eine E-Mail Adresse eingeben oder über die Schaltfläche Adressbuch eine gerade im EWS vorkonfigurierte als Empfänger auswählen.

Über die Schaltfläche OK kann man jetzt die im EWS gesetzten Standard-Scan-Optionen (Scantyp, Auflösung, Dateityp…) anpassen. Drückt man in dieser Ansicht erneut die Schaltfläche OK, wird das Dokument abschließend gescannt und versendet.

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Sekunden später… Magic… die Inbox… 📬📧

Die E-Mail sollte jetzt auch die vorher im EWS festgelegten Inhalte für Betreff und Text umfassen. Das gescannte Dokument befindet sich im Anhang.

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Sonstiges

Mit meinen persönlichen Standard-Scan-Einstellungen – Farbe, 200 dpi, PDF, A4 und mittlerer Dateigröße – wird pro gescannter Seite eine Datei mit einer Größe von ca. 200 KB erstellt.

Ist der Dokumenteneinzug, für den Brother eine maximale Kapazität von 35 Seiten angibt, komplett gefüllt, ergibt das eine Dateigröße von ca. 7 MB. In meinen Tests waren dort aber selbst 50 Seiten kein Problem, was einen E-Mail Anhang von gut und gerne 10 MB zur Folge hat.

Das PDF, und auch hier hatte ich bei Brother nachgefragt, wird auf dem Drucker generiert. Das ist insofern interessant, als dass der Drucker ja gerade mal 192 MB RAM hat und bei 50 normal gescannten Farbseiten keine Kapazitätsprobleme erkennen lässt. Erst wenn man beim Scannen die volle Auflösung (beim ADF 1200 x 600 dpi) haben möchte, ist bei knapp 30 Seiten pro Scanvorgang Schluss.

Ebenfalls erwähnenswert: Sobald man die Firmware des Druckers aktualisiert, muss man die zusätzlichen Features nicht erneut freischalten oder konfigurieren. Diese bleiben unangetastet und stehen auch nach einem Update ohne weiteres Zutun weiterhin zur Verfügung.

Preise und Verfügbarkeit

Die Preise für den Brother MFC-9332CDW beginnen derzeit bei knapp 310 Euro.

Dazu gibt es 3 Jahre Vor-Ort-Hersteller-Garantie.

-> http://www.brother.de/drucker/lasergeraete/mfc-9332cdw
-> http://www.idealo.de/mfc-9332cdw-brother

tl;dr

Puhhh, wasn Akt!

Es ist mir ehrlich gesagt schleierhaft, wie man das Internet FAX Installations-Tool derart irreführend benennen und den Download auf der Homepage dermaßen verstecken kann.

Ich möchte nicht wissen, wie technisch nicht so versierte Personen zum Nutzen der beworbenen Funktionen Scan-to-E-Mail-Server oder Internet-Fax ihren Drucker und schlussendlich auch Brother verfluchen. Selbst erfahrene Anwender scheitern beim Einrichten dieser Funktionen, weil Brother nirgendwo klipp und klar formuliert was genau zu tun ist. Es kommt nur immer wieder der Hinweis, dass Feature X oder Feature Y nur über einen kostenlosen Download verfügbar ist. Die einschlägigen Hilfe- bzw. Drucker-Foren sind voll mit genervten Nutzern…

Man muss Brother allerdings auch zugutehalten, dass, wenn man einmal weiß, was zu machen ist, die Einrichtung dieses Features vergleichsweise schnell von der Hand geht und der Versand von gescannten Dokumenten ohne Zuhilfenahme eines Mac oder PC problemlos funktioniert.

Autor: Björn

Ich bin Björn und quasi der COO von aptgetupdateDE. Ich kümmere mich um die PR und allerlei Kontaktaufnahmen zu Herstellern und Softwareentwicklern. Erreichbar bin ich bei Twitter und natürlich per E-Mail.

7 Kommentare

  1. Hey super, Danke!!! Der Drucker steht (eigentlich) immer noch recht weit oben auf meiner Liste potentieller neuer Drucker…

    Ich mag Brother wirklich, aber das hier liest sich schon mehr als verheerend … und dann noch der Java-Mist …

    Hardware aus der Hölle.. Offensichtlich war es unbedingt notwendig die Freischaltung der Funktion für möglichst alle Nutzer zu verhindern ohne sagen zu müssen, dass das Gerät die Funktion nicht beherrscht.
    Denn natürlich hätte man auch einfach die Freischaltung per Admin-Seite des Druckers und Brother-Webseite erreichen können. Freischaltcode auf Brother-Webseite mit Geräte-Seriennr. anfordern, Freischaltcode in Admin-Seite des Gerätes eintragen – fertig…

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  2. Hi Björn, vielen Dank für die wiedereinmal tolle Beschreibung. Du schreibst „Da der Drucker sowohl für ein Firmware Update als auch für die jetzt gewollte Firmware Erweiterung per USB-Kabel mit einem Mac oder PC verbunden sein muss“, hier ab ich andere Erfarungen gemacht. Mein MFC-9342CDW ist nach wie vor nur per WLAN angebunden und ich habe das Geräte ohne Probleme mit meinem Mac von der Couch aktualisieruen können. Sowohl das Firmwareupdate letzens als auch jetzt die Firmwareerweiterung. Oracle Java wird nicht installiert, das Update-Programm nutz die interne Apple Version 1.0.

    Antworten
    • Also ich habe beim MFC-9332CDW bisher 2x n Firmware Update (Version J und aktuell K) durchgeführt und beide Male scheiterte das Update über WLAN. Ich wurde sogar explizit aufgefordert ein USB-Kabel zu verwenden.

      Und was für ne interne Apple Version 1.0?! Java ist seit ner halben Ewigkeit kein Bestandteil mehr von macOS bzw. OS X. Man muss entweder ne uralt Version von Apples Homepage oder die neueste Version direkt von Oracle herunterladen. Und bevor ich mir veraltete Software mit dem Java installiere… ;)

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  3. Moin moin,
    meinen allergrößten Dank für die super verständliche und obendrein absolut unterhaltsame Anleitung. Ohne Deine Mühe würde ich hier noch Tage rumwurschteln… Danke :-)

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  4. Hallo,
    ich bin auch froh, dass ich diese Anleitung gefunden habe => Besten Dank. Zumal man dies wirklich einfacher lösen könnte und der Drucker selbst mir ja auch verraten könnte was er braucht :-) …

    Übrigens habe ich den Update über die angebotenen Tools für Windows 7 gemacht. Exe Datei ausführen und fertig => man braucht kein Java und keine direkte USB Verbindung.

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  5. Vielen Dank für diesen Guide!
    Funktioniert auch prima beim
    Brother MFC-9142CDN
    Preis Leistungsmäßig sind das echt gut Geräte (muss sich aber noch zeigen wie es langfristig aussieht, aber der Erste Eindruck ist TOP) vor allem mit der relativ einfachen Möglichkeit 3rd Party Toner zu verwenden (Rücksetzen der Counter…)

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